Gmail για το Android: αυξήστε την παραγωγικότητά σας με αυτές τις συμβουλές και κόλπα

Καλύψαμε τα βασικά στοιχεία του Gmail για το Android στον οδηγό για αρχάριους και τώρα είναι καιρός να ρίξετε μια ματιά στις λειτουργίες που επεκτείνουν τη λειτουργικότητα του προγράμματος-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είτε δημιουργεί ετικέτες για να κατηγοριοποιήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είτε χρησιμοποιώντας φίλτρα για την αυτόματη ταξινόμηση εισερχόμενης αλληλογραφίας, το Gmail προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων που στοχεύουν στη διαχείριση του σωρού εισερχομένων.

Εάν δεν το έχετε ήδη, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τον έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων στο λογαριασμό σας στο Gmail. Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων συνδυάζοντας κάτι που γνωρίζετε (κωδικός πρόσβασης) με κάτι που έχετε (το τηλέφωνό σας), διπλασιάζοντας την ασφάλεια του λογαριασμού σας.

• Πώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού στο Gmail
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τις Ενέργειες επιβεβαίωσης στο Gmail
• Πώς να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη προώθηση στο Gmail
• Πώς να χρησιμοποιήσετε τον αποκριτή διακοπών στο Gmail
• Πώς να κάνετε αναζήτηση στο Gmail
• Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Gmail
• Πώς να φιλτράρετε μηνύματα στο Gmail
• Πώς να προσθέσετε ένα ψευδώνυμο στο Gmail

Πώς να αλλάξετε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού στο Gmail

Το Gmail συγχρονίζει αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για έως και 30 ημέρες στο τηλέφωνό σας, αλλά αν αυτό δεν είναι αρκετό, μπορείτε να αυξήσετε τη διάρκεια συγχρονισμού με μη αυτόματο τρόπο από τις ρυθμίσεις.

1. Ανοίξτε το Gmail από την αρχική οθόνη.
2. Αγγίξτε το μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία.

3. Πλοηγηθείτε στο κάτω μέρος του παραθύρου για να βρείτε Ρυθμίσεις.

   

4. Επιλέξτε το λογαριασμό Gmail για τον οποίο θέλετε να αλλάξετε τις ρυθμίσεις συγχρονισμού.
5. Στις ρυθμίσεις λογαριασμού, μεταβείτε στις Ημέρες μηνυμάτων για συγχρονισμό.

6. Εισαγάγετε τον επιθυμητό αριθμό ημερών στο πλαίσιο κειμένου.

   

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις Ενέργειες επιβεβαίωσης στο Gmail

Το Gmail στην επιφάνεια εργασίας διαθέτει μια λειτουργία Αναίρεση αποστολής, η οποία είναι χρήσιμη όταν εντοπίζετε ένα λάθος στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο το δεύτερο, αφού πατήσετε το κουμπί Αποστολή. Η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη στο Android, και το πλησιέστερο που παίρνετε σε παρόμοια λειτουργικότητα είναι μέσω Επιβεβαιώσεων Δράσης. Με τη ρύθμιση ενεργοποιημένη, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου κάθε φορά που στέλνετε, αρχειοθετείτε ή διαγράφετε ένα μήνυμα που σας ζητά να επιβεβαιώσετε τη δράση.

1. Αγγίξτε το μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία.
2. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

3. Επιλέξτε Γενικές ρυθμίσεις.

   

4. Μεταβείτε στο κάτω μέρος της σελίδας για να δείτε τις Επιβεβαιώσεις ενέργειας.

5. Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου δίπλα σε κάθε αντίστοιχη ενέργεια.

   

Πώς να χρησιμοποιήσετε την αυτόματη προώθηση στο Gmail

Η αυτόματη προώθηση του Gmail είναι μια μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου, αν έχετε πολλά μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η λειτουργία σάς επιτρέπει να προχωρήσετε αυτόματα στο επόμενο μη αναγνωσμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας αφού αρχειοθετήσετε ή διαγράψετε ένα συγκεκριμένο νήμα.

1. Αγγίξτε το μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία.
2. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

3. Επιλέξτε Γενικές ρυθμίσεις.

   

4. Πατήστε Αυτόματη προώθηση.

5. Επιλέξτε μεταξύ νέας, παλαιότερης ή καταλόγου συνομιλιών.

   

Πώς να χρησιμοποιήσετε τον αποκριτή διακοπών στο Gmail

Δεν θέλετε να δείτε τα εισερχόμενά σας κατά τη διάρκεια διακοπών; Ρυθμίστε τον ανταποκριτή διακοπών και το Gmail θα απενεργοποιήσει αυτόματα μια απάντηση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδοποιώντας τους αποστολείς ότι δεν θα είστε διαθέσιμοι μέχρι την καθορισμένη διάρκεια. Έχετε επίσης την επιλογή να περιορίσετε το αυτόματο μήνυμα απόκρισης σε αυτά που βρίσκονται στη λίστα επαφών σας.

1. Αγγίξτε το μενού χάμπουργκερ στην επάνω αριστερή γωνία.
2. Μεταβείτε στις Ρυθμίσεις.

3. Επιλέξτε το λογαριασμό Gmail για τον οποίο θέλετε να ενεργοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση.

   

4. Στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, μεταβείτε στην επιλογή Respondents vacation.
5. Εναλλαγή της ρύθμισης για να αρχίσει η συμπλήρωση των ημερομηνιών έναρξης και λήξης, καθώς και το σώμα του μηνύματος.

6. Πατήστε Τέλος για να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία.

   

Πώς να κάνετε αναζήτηση στο Gmail

Εάν είστε σαν εμένα και λαμβάνετε εκατοντάδες μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθημερινά, δεν είναι εύκολο να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας ξεκάθαρα. Ευτυχώς, το Gmail διαθέτει μια εξαιρετική λειτουργία αναζήτησης που έρχεται βολική όταν ψάχνετε για ένα συγκεκριμένο μήνυμα. Μπορείτε να αναζητήσετε μηνύματα που έχουν ληφθεί σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία, να φιλτράρετε μηνύματα βάσει του αποστολέα, να αναζητήσετε μηνύματα που έχουν μόνο συνημμένα και πολλά άλλα.

1. Αγγίξτε το εικονίδιο αναζήτησης στην επάνω δεξιά γωνία.
2. Πληκτρολογήστε την παράμετρο αναζήτησης.

3. Το Gmail θα εμφανίσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αντιστοιχούν στο ερώτημα.

   

Αν ενδιαφέρεστε να δείτε όλες τις διαθέσιμες παραμέτρους, δείτε την πλήρη λίστα. Οι ετικέτες και τα φίλτρα προσφέρουν έναν ευκολότερο τρόπο κατηγοριοποίησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και οι δύο λειτουργίες δεν είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή Android. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το Gmail στην επιφάνεια εργασίας για να δημιουργήσετε φίλτρα και ετικέτες.

Πώς να δημιουργήσετε ετικέτες στο Gmail

Οι ετικέτες προσφέρουν έναν εύκολο τρόπο για να οργανώσετε το σωρό εισερχομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ολόκληρη ιεραρχία ετικετών χρησιμοποιώντας το Gmail, τοποθετώντας υπο-ετικέτες κάτω από μια ετικέτα γονέα για πιο αποτελεσματική διαχείριση email. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ετικέτα που ονομάζεται λογαριασμοί για την οργάνωση όλων των αποδείξεων αγοράς και να δημιουργήσετε μια υποσήμανση που ονομάζεται Google για όλες τις αγορές που γίνονται στο Play Store και σε άλλους τομείς της Google. Προς το παρόν, μπορείτε να δημιουργήσετε ετικέτες μόνο από τον υπολογιστή-πελάτη επιφάνειας εργασίας, καθώς η επιλογή δεν είναι διαθέσιμη στις εκδόσεις για κινητά. Δείτε πώς μπορείτε γρήγορα να ορίσετε και να διαχειριστείτε τις ετικέτες.

1. Ανοίξτε τη διεπαφή ιστού του Gmail με την επίσκεψη gmail.com.
2. Στην προβολή εισερχομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα από το αριστερό παράθυρο.

3. Επιλέξτε Δημιουργία νέας ετικέτας για να δημιουργήσετε μια νέα ετικέτα.

   

4. Καταχωρίστε το όνομα της ετικέτας.
5. Αν δημιουργείτε μια δευτερεύουσα ετικέτα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην ετικέτα Nest κάτω και ετικέτα μια ετικέτα γονέα.

6. Μπορείτε να διαχειριστείτε τις ετικέτες σας από την ενότητα Διαχείριση ετικετών.

   

Πώς να φιλτράρετε μηνύματα στο Gmail

Τα φίλτρα σάς επιτρέπουν να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματά σας, δίνοντάς σας περισσότερη ευκρίνεια στα εισερχόμενά σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να προωθείτε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα σε μια ετικέτα, να δημιουργείτε κανόνες για μηνύματα με συνημμένα, συγκεκριμένες λέξεις και πολλά άλλα.

1. Ανοίξτε τη διεπαφή ιστού του Gmail με την επίσκεψη gmail.com.
2. Από τη γραμμή αναζήτησης στο επάνω μέρος, κάντε κλικ στο κάτω βέλος.

3. Ορίστε τον κανόνα για το φίλτρο σας. Σε αυτήν την περίπτωση, πρόκειται να αρχειοθετήσουμε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το Amazon.

   

4. Μόλις ορίσετε τα κριτήρια σας, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία φίλτρου με αυτήν την αναζήτηση.

5. Επιλέξτε την επιθυμητή ενέργεια από τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών.

   

Πώς να προσθέσετε ένα ψευδώνυμο στο Gmail

Ένας άλλος τρόπος για να φιλτράρετε μηνύματα είναι η δημιουργία ενός λογαριασμού ψευδωνύμου. Προσθέστε + μετά το όνομα χρήστη Gmail για να δημιουργήσετε ένα ψευδώνυμο που θα διαβιβάζει όλα τα μηνύματα στον αρχικό σας λογαριασμό. Για παράδειγμα, εάν το όνομα χρήστη σας είναι [email protected], μπορείτε να προσθέσετε το [email protected] ως ψευδώνυμο και όλα τα μηνύματα που αποστέλλονται στο συγκεκριμένο λογαριασμό θα προωθηθούν στο κύριο όνομα χρήστη σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε λογαριασμούς ψευδώνυμων για να εγγραφείτε σε ενημερωτικά δελτία ή προωθήσεις και να ρυθμίσετε ένα φίλτρο έτσι ώστε αυτά τα μηνύματα να ταξινομούνται αυτόματα σε μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Άλλες αναφέρει

• Το Gmail δεν αναλύει τελείες στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως ένα όνομα χρήστη όπως το [email protected] είναι το ίδιο με το [email protected].
• Θα πρέπει πιθανότατα να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail. Δουλεύουν στην επιφάνεια εργασίας καθώς και στον πελάτη Android, όταν συνδυάζονται με εξωτερικό πληκτρολόγιο.
• Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail στην επιφάνεια εργασίας, είναι ώρα να ενεργοποιήσετε την επιλογή Αναίρεση στείρωσης. Η λειτουργία είναι πιο χρήσιμη από ό, τι νομίζετε.

Μας λέτε

Ποιες είναι οι καλύτερες αντιξοότητες παραγωγικότητας για το Gmail; Ενημερώστε μας στα σχόλια.

Ενημέρωση: Ενημερώθηκε τον Οκτώβριο του 2017 με λεπτομέρειες σχετικά με τις νέες λειτουργίες του Gmail.