Η διαφορά μεταξύ αρχειοθέτησης και διαγραφής στο gmail

Μάθετε τι να κάνετε με ό, τι λαμβάνετε στο Gmail

Για τους περισσότερους, το Gmail είναι ένα από τα πιο σημαντικά εργαλεία στην καθημερινότητά τους. Το πρόβλημα είναι ότι οι περισσότεροι παίρνουν τόσα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι είναι δύσκολο να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα και όχι γεμάτα τυχαία, περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το Gmail προσφέρει στους χρήστες πολλούς τρόπους να οργανώνουν και να ταξινομούν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε διαφορετικούς φακέλους, καρτέλες και ετικέτες, αλλά σε μια εποχή όπου η αναζήτηση της Google μπορεί να σαρώσει εκατομμύρια λέξεις ανά δευτερόλεπτο γιατί είναι απαραίτητη η προσπάθεια να οργανωθεί το Gmail σας; Ευτυχώς, το Gmail διαθέτει ένα εργαλείο αρχειοθέτησης που θα σας βοηθήσει να καθαρίσετε τη διεπαφή χωρίς να αναγκάσετε να περάσετε αρκετές μέρες τοποθετώντας κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα ξεχωριστό φάκελο.

Τι είναι η αρχειοθέτηση;

Η πράξη αρχειοθέτησης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail το παίρνει και το τοποθετεί σε ένα φάκελο όπου θα συνεχίσει να υπάρχει αλλά δεν θα πλένει πλέον τα εισερχόμενά σας. Το καλύτερο μέρος γι 'αυτό είναι ότι θα είναι ακόμα προσιτό στο μέλλον εάν χρειαστεί. Το Gmail χειρίζεται αυτό το έργο φανταστικά, καθώς επιτρέπει στους χρήστες να αρχειοθετούν γρήγορα και εύκολα τα μηνύματά τους.

Τι είναι η διαγραφή;

Όταν αποφασίζετε να διαγράψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποστέλλεται σε ένα φάκελο απορριμμάτων. Αυτός ο φάκελος λειτουργεί ως ένα αντίγραφο ασφαλείας ακριβώς incase δεν νόμιζα να πραγματικά να απαλλαγούμε από ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν επίσης το φάκελο απορριμμάτων ως τόπο ντάμπινγκ για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν βλέπουν τόσο σημαντικό ώστε να έχουν στα εισερχόμενά τους. Το πρόβλημα με αυτό είναι ότι το Gmail διαγράφει αυτόματα το μήνυμα που έχει τοποθετηθεί στον κάδο απορριμμάτων μετά από 30 ημέρες. Έτσι, ενώ χρησιμοποιείτε το φάκελο των απορριμμάτων ως εργαλείο για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας μπορεί να φαίνεται σαν μια καλή ιδέα, απλά ξέρετε ότι πιθανότατα θα χάσετε ένα email που θα χρειαστείτε στο μέλλον.

Γιατί πρέπει να αρχειοθετήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας

Ας υποθέσουμε ότι έχετε συνομιλία με κάποιον και ότι ανταλλάσσονται πληροφορίες, όπως μια διεύθυνση ή ένας αριθμός τηλεφώνου. Εκείνη τη στιγμή είστε σε θέση να γράψετε ή να αποθηκεύσετε οτιδήποτε χρειάζεται για να αποφασίσετε να διαγράψετε τη συνομιλία, καθώς δεν βλέπετε ένα σημείο για να το γεμίσετε πάλι τα εισερχόμενά σας.

Τώρα φανταστείτε κάποιο χρόνο που δεν θα χρειαστεί ποτέ να κοιτάξετε πίσω σε αυτή τη συζήτηση ή να ανακτήσετε πληροφορίες από αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά για κάποιο λόγο, τώρα το κάνετε. Εάν διαγράψετε το νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα μπορείτε να κοιτάξετε πίσω και να βρείτε εύκολα αυτό που ψάχνετε. Εάν αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα πρέπει πλέον να το βλέπετε να στέκεται στα εισερχόμενά σας, αλλά θα έχει και την ειρήνη του μυαλού, γνωρίζοντας ότι αν χρειαστεί, μια γρήγορη αναζήτηση θα σας φέρει πίσω σε εσάς.

Επιπλέον, όλα τα αρχειοθετημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βρίσκονται στο φάκελο "Όλα τα μηνύματα" που βρίσκονται στο συρτάρι πλοήγησης. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν οργανώνονται αφού αρχειοθετηθούν, αλλά εάν χρειάζεστε γρήγορη πρόσβαση σε ένα πρόσφατα αρχειοθετημένο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα βρίσκεται κοντά στην κορυφή της λίστας.

Πώς να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail στο Android

Υπάρχουν τρεις γρήγοροι και εύκολοι τρόποι αρχειοθέτησης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Δύο από αυτές τις μεθόδους είναι για την αρχειοθέτηση μεμονωμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η τρίτη είναι ένας τρόπος για να επιλέξετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα αρχειοθετήσετε για μεταγενέστερη χρήση.

Ο πιο γρήγορος, ευκολότερος τρόπος για να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι να το σπρώξετε προς τα έξω, ενώ κοιτάζετε την προβολή λίστας όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας. Δεδομένου ότι οι περισσότεροι χρήστες Android χρησιμοποιούνται για την πρόσβαση στο συρτάρι πλοήγησης από το γρήγορο πέρασμα από την αριστερή άκρη της οθόνης, είναι εύκολο να στείλετε τυχαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να αρχειοθετηθούν. Ευτυχώς, αμέσως μετά την απομάκρυνση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Gmail σάς επιτρέπει να αναιρέσετε τη δράση σας πατώντας ένα κουμπί αναίρεσης που εμφανίζεται για αρκετά λεπτά μετά την αρχειοθέτηση.

Στις ρυθμίσεις του Gmail, μπορείτε να απενεργοποιήσετε γρήγορα αυτή τη λειτουργία εάν το κάνετε πολύ ατύχημα ή απλά δεν χρειάζεστε τη λειτουργία. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το συρτάρι πλοήγησης, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο κάτω μέρος όπου βρίσκονται οι ρυθμίσεις, εισάγετε τις γενικές ρυθμίσεις και η επιλογή δεύτερη από την κορυφή θα σας δώσει την επιλογή να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την "πλοήγηση για αρχειοθέτηση".

Ο δεύτερος τρόπος για την αρχειοθέτηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι η προβολή ενός ξεχωριστού μηνύματος. Μόλις ολοκληρώσετε την ανάγνωση των περιεχομένων ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σας καλωσορίζουμε με πολλές επιλογές στη γραμμή εργασιών. Ένα από τα πολλά εικονίδια που σας περιμένουν είναι ένα που φαίνεται να είναι ένα κουτί με ένα βέλος που δείχνει προς τα κάτω. Αυτό είναι το κουμπί αρχειοθέτησης. Αν το επιλέξετε κατά την προβολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα στείλετε πίσω στα εισερχόμενά σας και μια κατάσταση θα εμφανιστεί στο κάτω μέρος της οθόνης σας για μερικά δευτερόλεπτα, που σας λέει ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει αρχειοθετηθεί. Αν δεν εννοούσατε την αρχειοθέτηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπάρχει και πάλι ένα κουμπί αναίρεσης που μπορείτε να επιλέξετε για να επαναφέρετε το email σας στην αρχική του θέση.

Τέλος, αν περνάτε μέσα από τα εισερχόμενά σας και αποφασίσετε ότι είναι καιρός να το καθαρίσετε, η τελευταία μέθοδος θα κάνει αυτό γρήγορα και εύκολα. Ενώ βλέπετε τα εισερχόμενά σας στην προβολή λίστας, μπορείτε να κάνετε κλικ στην εικόνα του αποστολέα (κανονικά ένα έγχρωμο κουτί με το πρώτο γράμμα του ονόματος του αποστολέα μέσα σε αυτό) ή πατήστε μακρά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το επιλέξετε.

Συνεχίστε τη διαδικασία επιλογής περισσότερων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και αφού επιλέξετε ό, τι θέλετε να αρχειοθετήσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο του ίδιου κουτιού με το προς τα κάτω βέλος που βρίσκεται στη γραμμή εργασιών. Ακριβώς όπως και η τελευταία μέθοδος, αμέσως μετά την αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα εμφανιστεί μια κατάσταση στο κάτω μέρος της οθόνης, η οποία σας ενημερώνει ότι αρχειοθετείτε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σας δίνει τη δυνατότητα να αναιρέσετε τη δράση σας.

Αν ανησυχείτε πάντα ότι ενδέχεται να καταγράψετε τυχαία ή να διαγράψετε τυχόν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με οποιαδήποτε από τις παραπάνω μεθόδους, το Gmail σάς επιτρέπει να ενεργοποιήσετε μια λειτουργία που προσθέτει ένα ακόμα βήμα στην αρχειοθέτηση ή τη διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η εξουσιοδότηση προσθέτει ένα αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται όταν προσπαθείτε να διαγράψετε ή να αρχειοθετήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο θα σας ζητήσει επιβεβαίωση ότι πραγματικά θέλετε να ολοκληρώσετε την ενέργεια που επιλέξατε.

Για να το ενεργοποιήσετε, ανοίξτε το συρτάρι πλοήγησης, μετακινηθείτε προς τα κάτω στις ρυθμίσεις, επιλέξτε γενικές ρυθμίσεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχουν δύο πλαίσια ελέγχου για να ενεργοποιήσετε την επιβεβαίωση πριν από τη διαγραφή και την αρχειοθέτηση.

Με αυτές τις νέες γνώσεις σχετικά με την αρχειοθέτηση και τη διαγραφή, θα έχετε τα εισερχόμενα του Gmail σας καθαρισμένα και λειτουργούν πιο αποτελεσματικά, όλα αυτά χωρίς να ξεφορτωθείτε τις πληροφορίες που μπορεί να χρειαστείτε κάποια μέρα.